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プライバシーポリシー

個人情報保護方針

(制定)2007年10月1日
(改定)2011年 8月20日

ハートコンシェルジュ株式会社
代表取締役社長 須田 重樹

【基本方針】

ハートコンシェルジュ株式会社(以下、「当社」という。)は、個人情報の保護が事業活動の基本であるとともに、その適切な管理を行うことが社会的責務であると考えております。当社の役職員はこの共通認識のもと、すべての業務においてご提供いただく個人情報、役職員ならびに当社契約カウンセラーの個人情報を適切に取扱うため、以下のとおりに個人情報保護方針を定め、プライバシーの保護に努めてまいります。

1.個人情報の取得、利用、提供
当社は、個人情報をご提供いただく際に、あらかじめ利用目的を明示し、ご本人の同意を得た上で、利用目的の達成に必要な範囲内においてのみこれを取得及び利用致します。詳しくは「個人情報保護に関する法律に基づく公表事項」をご覧下さい。

2.個人情報の目的外利用の禁止
当社は、法令に基づく場合を除き、事前に同意いただいた目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(以下、「目的外利用」という。)は致しません。また、そのために必要な措置を講じます。ただし、改めてご本人からの同意をいただける場合はこの限りではありません。

3.法令・規範の遵守 
当社は、すべての業務で取扱う個人情報および当社の役職員個人情報を厳重に取扱うため、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守すると共に、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム−要求事項」(JISQ15001:2006)に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを構築し、遵守の徹底を図ります。

4.個人情報の適正管理
当社は、ご提供いただいた個人情報は当社で厳重に保管・管理するとともに、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改竄、漏洩などのリスクに対して、必要かつ適切な安全管理措置および是正処置を講じます。

5.個人情報の開示等の手続き
当社は、保有する開示対象個人情報についてご本人から開示、訂正若しくは利用停止の請求を受け付けた場合は、第三者への漏洩を防止するために、請求者がご本人であることを確認した上で遅滞無くこれに対応いたします。詳しい手続きは「個人情報保護に関する法律に基づく公表事項」をご覧下さい。

6.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
当社は、個人情報保護マネジメントシステムの運用状況を定期的に確認および監査し、これらの結果に基づく継続的な個人情報保護マネジメントシステムの改善をいたします。

7.個人情報保護に関する相談及び苦情へのお問合せ
上記内容に関するご質問やご本人様の個人情報に関する問合せ等は、下記の連絡先までお申出下さい。

【お問い合わせ先】
ハートコンシェルジュ株式会社
個人情報問い合わせ窓口
〒150‐0021 東京都渋谷区恵比寿西2-17-5 サンビレッジ代官山3階
Tel:0120-039-810 Fax:03-6800-0058
E-mail:service@heartc.com
受付時間:火〜金13:00〜22:00 土・祝13:00〜20:00 (日曜日・月曜日定休)

「個人情報の保護に関する法律」に関する公表事項

「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号。以下「法」といいます。)に関して、以下の事項を公表致します。
(「本人が容易に知り得る状態に置いている」こと、及び「本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)」に置くことを義務付けられている事項を含みます。)

1.個人情報取扱事業者の名称
  ハートコンシェルジュ株式会社

2.個人情報の利用目的
(1)利用目的
    個人情報はそれぞれ次の目的のために利用させていただきます。
  1) お客様に係る個人情報
   @ 当社が提供するカウンセリングのため。
   A 当社のカウンセリングの技能、技術、ノウハウの向上、および案内のため。
   B 契約又は取引の履行のため。
   C 業務上の連絡のため。(各種挨拶状の送付及び慶弔に係る手配を含む)
   D 下記3.に記載の第三者提供のため。

  2) 株主様に係る個人情報
   @ 会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため。
   A 株主としての地位に対し、当社から各種便宜を供与するため。
   B 株主と当社の関係を円滑にするための各種の方策を実施するため。
   C 各種法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため。

  3) 当社の役職員および契約カウンセラーに係る個人情報 
   @ 採用選考のため。
   A 人事管理のため。

(2) 利用目的の変更
変更後の利用目的が変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で、利用目的を変更することがあります。

(3)業務委託
上記1)に記載の目的に必要な範囲で、業務の一部を第三者に委託する場合があります。

3.個人情報の「第三者提供」について
当社は、カウンセリング業務において本人の明示的な同意がある場合個人情報を第三者に提供いたします。また次の場合はあらかじめご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供することがあります。
(1) 法令に基づく場合。
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 法第23条2項に掲げる事項について、あらかじめ、ご本人に通知し、又はご本人が容易に知り得る状態に置いている場合。

4.開示の求めに応じる手続等に関する事項
当社では、保有個人データ又はその内容についてのご本人又はその代理人からの開示、訂正等及び利用停止等の求め(以下「開示等の求め」といいます。)に対応させて頂いております。
(1) 開示等の求めの申出先
開示等の求めは、所定の申請書に必要書類を添付の上、下記宛に郵送により行って下さいますようお願い申し上げます。なお、封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添え頂ければ幸いです。
〔〒150‐0021 東京都渋谷区恵比寿西2-17-5 サンビレッジ代官山3階〕

(2) 開示等の求めに際して提出すべき書面(様式)等
開示等の求めを行う場合は、次の申請書(A)をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類(B)及び手数料(C)(ただし開示の求めの場合のみ)を同封し下記宛にご郵送下さい。
  1)当社所定の申請書 1通
   ・本人用申請書のダウンロードは こちら
   ・代理人用申請書のダウンロードは こちら
  2)本人確認のための書類 1通
    氏名及び現住所を確認することができる、運転免許証、健康保険の被保険者証等の公的証明書のコピー。
  3)手数料(開示の請求の場合のみ)
    1,000円分の郵便小為替。

(3) 代理人による開示等の求め
開示等の求めをする者がご本人又は未成年者又は成年被後見人の法定代理人若しくは開示等の求めをすることにつきご本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、それぞれ下記の書類を同封下さい。
  1)法定代理人の場合
   ①法定代理権があることを確認するための書類 1通
     戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された健康保険の被保険者証のコピーも可。
   ②未成年者又は成年被後見人の法定代理人本人であることを確認するための書類 1通
     法定代理人の氏名及び現住所を確認することができる、運転免許証、健康保険の被保険者証等の公的証明書のコピー。
  2) 委任による代理人の場合
   ①当社所定の委任状 1通
     ・委任状のダウンロードは こちら
   ②ご本人の印鑑証明書(3ケ月以内に発行されたもの) 1通
   ③委任による代理人本人であることを確認するための書類 1通
     代理人の氏名及び現住所を確認することができる、運転免許証、健康保険の被保険者証等の公的証明書のコピー。

(4)開示等の求めの手数料及びその徴収方法
開示の求めの場合のみ、1回の申請毎に1.,000円の手数料をお支払い頂きます。(訂正又は削除、利用又は提供の停止の求めについては、手数料は不要です。) 1,000円分の郵便小為替を申請書類に同封して下さい。
なお、手数料が不足していた場合及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、2週間以内にお支払いがなかった場合は、開示の求めがなかったものとして対応させていただきます。

(5)その他
1) 開示等の求めを受けることにともない取得した個人情報は、開示等の求めへの対応に必要な範囲のみで取り扱うものとします。また、提出頂いた書類は、返還せず、6ケ月を超えない範囲で保存した後廃棄させて頂きます。
2) 必要な書類等を受領し、かつその記載内容等に不備がないことが確認できた時点で、調査を開始いたします。
3) 訂正等の求めにつきましては、その訂正等に関して個人情報の保護に関する法律以外の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲において、必要な調査を行います。
4) 利用停止等の求めにつきましては、その求めに理由があることが判明した場合、違反を是正するために必要な限度で、利用停止等を行います。ただし、利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合には、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わる措置をとる場合があります。
5) 次に定める場合は、不開示とさせて頂きます。不開示を決定した場合は、その旨を理由を付記して通知申し上げます。なお、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。
①申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しないときなど本人が確認できない場合
②代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合。
③所定の申請書類に不備があった場合。
④開示の求めの対象が保有個人データに該当しない場合。
⑤ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
⑥当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
⑦他の法令に違反することとなる場合。

5.苦情の受付窓口に関する事項
(1)個人情報の取扱いに関する苦情の申出先
当社の保有個人データの取扱いに関する苦情については、下記までお申し出下さい。
1) 郵便による場合
〔〒150‐0021 東京都渋谷区恵比寿西2-17-5 サンビレッジ代官山3階〕 
2) ファックスによる場合
〔03−6800−0058〕
3) メールによる場合
service@heartc.com
なお、直接ご来社頂いてのお申し出及び電話によるお申し出その他の上記の方法以外でのお申し出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。
(2)当社の苦情の申出先
〔苦情解決の連絡先〕個人情報保護苦情相談室
       (住所)〒105-0011 東京都港区芝公園3−5−8 機械振興会館
       (TEL)03−5776−1379、0120−700−779

制定年月日2008年9月1日

ハートコンシェルジュ株式会社
代表取締役社長 須田 重樹

ハートコンシェルジュ株式会社
個人情報保護管理者 須田 重樹
連絡先 03-6800-0055

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